Hướng dẫn lập dự toán công trình xây dựng 2025 – Dễ hiểu cho người mới, đúng chuẩn Bộ Xây dựng

Dự toán là “bản đồ tài chính” của mọi công trình. Nếu làm sai, công trình có thể đội vốn hàng trăm triệu đồng chỉ vì thiếu một vài con số. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách lập dự toán công trình xây dựng cơ bản từ A–Z – giúp người mới hiểu rõ quy trình, nắm vững công thức tính chi phí và tránh những sai lầm phổ biến khiến ngân sách bị đội lên trong quá trình thi công.

Hướng dẫn lập dự toán công trình xây dựng 2025 giúp người mới hiểu quy trình, công thức tính chi phí và tránh sai lầm khiến công trình bị đội vốn.

>>> Xem thêm: Cách tính giá xây dựng phần thô chính xác và mới nhất 2025 - 2026 

1. Dự toán công trình là gì?

Dự toán công trình là bản dự kiến tính toán toàn bộ chi phí cần thiết để xây dựng một công trình - bao gồm vật liệu, nhân công, máy móc, quản lý, lợi nhuận và các chi phí phát sinh khác.

Nói cách khác, đây là ước lượng tài chính trước khi thi công, giúp bạn biết rõ:

• Cần bao nhiêu tiền để hoàn thiện công trình.
• Cấu trúc chi phí gồm những phần nào.
• Khoản nào có thể điều chỉnh để phù hợp ngân sách.

Dự toán công trình thường được lập nhằm:

1. Dự kiến tổng mức đầu tư.
2. Là căn cứ chọn thầu và xét duyệt hồ sơ thi công.
3. Thuyết phục ngân hàng cấp vốn hoặc đối tác đầu tư.
4. Làm cơ sở pháp lý khi ký hợp đồng và quyết toán sau này.

Hiểu đơn giản: Dự toán chính là “bản kiểm soát tài chính” giúp bạn không bị đội chi phí giữa chừng - đặc biệt quan trọng với chủ nhà tư nhân và doanh nghiệp nhỏ.

Dự toán công trình là bản ước tính chi phí xây dựng chi tiết giúp kiểm soát tài chính, lựa chọn thầu và đảm bảo không phát sinh vượt ngân sách.

2. Cơ sở pháp lý và nguồn dữ liệu lập dự toán

Việc lập dự toán không thể làm “ước chừng bằng cảm tính”. Tất cả đều phải dựa trên căn cứ pháp lý rõ ràng, được Bộ Xây dựng ban hành.

Cơ sở lập đơn giá gồm:

• Thông tư 06/2016/TT-BXD - hướng dẫn phương pháp xác định và quản lý chi phí xây dựng.
• Thông tư 10/2019/TT-BXD - quy định về định mức dự toán xây dựng công trình (thay thế nhiều định mức cũ).
• Thông tư 15/2019/TT-BXD - hướng dẫn xác định đơn giá nhân công và giá ca máy.

Nguồn dữ liệu cần chuẩn bị:

• Hồ sơ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thi công.
• Định mức vật tư và nhân công của từng hạng mục.
• Báo giá vật liệu tại khu vực xây dựng (chưa VAT).
• Giá thuê máy, thiết bị thi công, vận chuyển.
• Chi phí quản lý, bảo hiểm, thuế phí theo quy định.

Nguồn dữ liệu lập dự toán gồm hồ sơ thiết kế, định mức vật tư – nhân công, báo giá vật liệu, giá thuê máy và các chi phí quản lý, thuế, bảo hiểm theo quy định.

3. Cấu trúc chi phí trong một bản dự toán

Một bản dự toán công trình thường được chia thành 4 nhóm chi phí chính:

Nhóm chi phí	Nội dung chi tiết	Ghi chú
1. Chi phí trực tiếp	Gồm vật liệu, nhân công, máy thi công	Ảnh hưởng lớn nhất đến tổng dự toán
2. Chi phí chung	Quản lý, bảo hiểm, phúc lợi, phục vụ thi công	Tính theo tỷ lệ % trên chi phí trực tiếp
3. Thu nhập chịu thuế tính trước (lợi nhuận định mức)	Khoản lợi nhuận hợp pháp của nhà thầu	Do Bộ Xây dựng quy định theo từng loại công trình
4. Thuế GTGT	10% trên tổng giá trị xây lắp	Có thể thay đổi theo chính sách thuế hiện hành

>>> Xem thêm: 5 yếu tố phát sinh khiến chi phí xây nhà vượt ngoài dự tính 

4. Hướng dẫn lập dự toán công trình xây dựng cơ bản (theo Thông tư 10/2019/TT-BXD)

Bước 1: Xác định khối lượng công việc

• Dựa trên bản vẽ thiết kế và bản mô tả kỹ thuật.
• Liệt kê tất cả công tác xây dựng: móng, cột, dầm, sàn, tường, mái, hoàn thiện, điện - nước.
• Tính toán khối lượng từng hạng mục (m³, m², md…).

Bước 2: Áp dụng định mức dự toán

• Tra định mức dự toán xây dựng công trình tại Thông tư 10/2019/TT-BXD.
• Xác định định mức vật liệu, nhân công, máy cho từng công tác.

Bước 3: Tính chi phí trực tiếp

a. Chi phí vật liệu:

= Khối lượng công việc × Giá vật liệu theo khu vực (chưa VAT)

Lưu ý: Khi giá vật tư biến động, cần cập nhật bảng giá trung bình theo từng tỉnh, từng quý.

b. Chi phí nhân công:

= Khối lượng × Đơn giá nhân công (theo Thông tư 15/2019/TT-BXD)

Bao gồm: lương cơ bản + phụ cấp + bảo hiểm + công đoàn.

c. Chi phí máy thi công:

= Thời gian máy hoạt động × Giá ca máy hiện hành × Hệ số điều chỉnh (≈1,05).

Bước 4: Tính chi phí chung

= (Chi phí vật liệu + nhân công + máy) × Tỷ lệ % chi phí chung (quy định theo loại công trình, thường từ 5-7%).

Bước 5: Tính lợi nhuận định mức

Áp dụng mức lợi nhuận 5-10% trên chi phí xây lắp tùy hạng mục và quy mô.

Bước 6: Tính tổng chi phí dự toán

Tổng chi phí dự toán = Chi phí trực tiếp + Chi phí chung + Lợi nhuận định mức + Thuế GTGT

Hướng dẫn lập dự toán công trình xây dựng cơ bản gồm 6 bước từ xác định khối lượng, áp dụng định mức, tính chi phí đến tổng hợp lợi nhuận và thuế theo Thông tư 10/2019/TT-BXD.

5. Bảng tóm tắt chi phí dự toán cơ bản

Khoản mục	Tỷ lệ tham khảo (so với tổng chi phí)	Ví dụ minh họa (công trình 1 tỷ)
Chi phí vật liệu	60–65%	600 – 650 triệu
Chi phí nhân công	20–25%	200 – 250 triệu
Chi phí máy thi công	5–10%	50 – 100 triệu
Chi phí chung + quản lý	5–7%	50 – 70 triệu
Lợi nhuận định mức	5%	50 triệu
Thuế GTGT (10%)	10%	100 triệu
→ Tổng cộng dự toán	100%	≈ 1,1 tỷ đồng

Gợi ý: Nên dự phòng thêm 5-10% chi phí phát sinh để tránh bị động nếu giá vật tư tăng hoặc thay đổi thiết kế trong quá trình thi công.

Nên làm bảng tóm tắt chi phí dự toán công trình chi tiết

>>> Xem thêm: Xây nhà 3 tầng 75m2 hết bao nhiêu tiền? Dự toán chi tiết 2025 – 2026 

6. Lưu ý khi lập dự toán thực tế

1. Luôn cập nhật đơn giá địa phương mới nhất (do Sở Xây dựng tỉnh/thành phố công bố).
2. Kiểm tra định mức vật liệu kỹ lưỡng - nhiều công trình đội giá do định mức sai.
3. Không bỏ qua chi phí tạm ứng và bảo hành công trình.
4. Dùng phần mềm hỗ trợ dự toán (như G8, Delta, Escon, Excel Template của Bộ Xây dựng) để tính nhanh, tránh sai sót.
5. Tham khảo chuyên gia hoặc kỹ sư dự toán nếu bạn chưa quen - đặc biệt khi lập hồ sơ cho ngân hàng hoặc đấu thầu.

7. Sai lầm phổ biến khi lập dự toán công trình mà người mới thường mắc phải

Ngay cả khi đã có bản dự toán chi tiết, nhiều chủ đầu tư hoặc người tự xây nhà vẫn rơi vào tình trạng đội chi phí, chậm tiến độ. Lý do thường đến từ những sai lầm cơ bản sau:

1. Không khảo sát giá vật liệu theo khu vực thực tế

Giá xi măng, thép, gạch, đá, cát… có thể chênh lệch 10-20% giữa các tỉnh, hoặc thậm chí giữa nội thành và ngoại thành. Nếu bạn chỉ lấy giá trung bình trên mạng, dự toán sẽ bị lệch ngay từ đầu.

Mẹo nhỏ: Nên khảo giá tại ít nhất 3 nhà cung cấp quanh khu vực xây dựng và cập nhật lại trước khi chốt bảng dự toán.

Không khảo sát giá vật liệu thực tế có thể khiến dự toán sai lệch 10–20%.

2. Không tính chi phí phát sinh ngoài dự kiến

Phần lớn công trình đội vốn do:

• Thay đổi thiết kế, thêm tầng hoặc mở rộng diện tích.
• Điều kiện thi công thay đổi (mưa, ngập, địa chất yếu).
• Vật liệu hoặc nhân công tăng giá đột biến.

Hãy luôn dự phòng thêm 5-10% tổng chi phí trong bản dự toán ban đầu.

Những sai lầm thường gặp khi lập dự toán công trình gồm không khảo sát giá thực tế, bỏ sót chi phí phát sinh, sao chép định mức cũ và không tách rõ hạng mục tạm tính – cố định

3. Sao chép định mức của công trình khác

Mỗi công trình có quy mô, địa điểm, vật liệu và kỹ thuật thi công riêng. Việc copy định mức từ mẫu cũ mà không điều chỉnh thực tế sẽ khiến dự toán bị sai, đặc biệt khi công trình có yếu tố đặc thù như móng sâu, mái dốc, vật liệu cao cấp.

4. Không làm rõ hạng mục tạm tính và hạng mục cố định

Nhiều người mới gộp toàn bộ chi phí vào một bảng chung, mà không tách rõ:

• Chi phí tạm tính: điện nước, nội thất, chống thấm, sân vườn.
• Chi phí cố định: kết cấu, hoàn thiện thô. Việc phân loại rõ giúp kiểm soát rủi ro và thương lượng dễ hơn với nhà thầu.

>>> Xem thêm: Xây nhà 1 tầng 90m2 năm 2025 - 2026 tốn bao nhiêu tiền? Chia sẻ cách dự toán chi phí chính xác 

8. Ứng dụng phần mềm lập dự toán - Giải pháp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót

Thay vì tự tính tay trên Excel, hiện nay có nhiều phần mềm hỗ trợ tự động hóa việc lập dự toán. Dưới đây là 3 lựa chọn phổ biến tại Việt Nam:

Phần mềm	Ưu điểm nổi bật	Đối tượng phù hợp
G8 Dự toán	Dữ liệu cập nhật theo Thông tư mới nhất, dễ thao tác, xuất file nhanh	Kỹ sư và chủ thầu nhỏ
Delta	Phân tách chi tiết vật liệu, nhân công, máy thi công, xuất hồ sơ thầu	Doanh nghiệp hoặc chủ đầu tư chuyên nghiệp
Dự toán Escon / Excel Template Bộ Xây dựng	Giao diện thân thiện, có sẵn định mức, tính toán tự động	Người mới bắt đầu, sinh viên ngành xây dựng

Nếu bạn chỉ lập dự toán cho nhà ở dân dụng quy mô nhỏ, bạn có thể dùng Excel Template của Bộ Xây dựng, rất dễ sử dụng mà vẫn đúng chuẩn pháp lý.

9. Cách đọc và hiểu bản dự toán (dành cho người không chuyên)

Không ít gia chủ cầm bản dự toán trên tay nhưng không hiểu đâu là phần chính, phần phụ. Dưới đây là cách đọc nhanh:

1. Trang đầu (Tổng hợp chi phí)

→ Giống “bảng kê tài chính” - cho bạn thấy tổng tiền từng hạng mục.

2. Bảng chi tiết (Vật liệu - Nhân công - Máy)

→ Là phần cốt lõi. Cần kiểm tra xem loại vật liệu có đúng thương hiệu và chủng loại bạn muốn không.

3. Mục chi phí chung và lợi nhuận

→ Cho biết tỷ lệ nhà thầu tính thêm để đảm bảo vận hành và có lãi. Nếu quá cao (>15%) thì nên hỏi lại để thương lượng.

4. Hạng mục phát sinh

→ Kiểm tra xem đã có dự phòng chi phí chưa (5-10%). Nếu không có, hãy yêu cầu bổ sung ngay từ đầu.

Cách đọc bản dự toán công trình cho người không chuyên là tập trung vào tổng hợp chi phí, bảng vật liệu–nhân công–máy, tỷ lệ lợi nhuận và hạng mục phát sinh để kiểm soát ngân sách hiệu quả

Lưu ý cho chủ nhà: Một bản dự toán “chuẩn” phải rõ ràng, có căn cứ pháp lý, có ghi nguồn giá, có bảng tóm tắt chi phí và diễn giải từng hạng mục.

10. Mẹo giúp tối ưu chi phí khi lập dự toán công trình dân dụng

Dưới đây là những cách giúp giảm 5-15% chi phí mà không làm giảm chất lượng công trình:

1. Ưu tiên vật liệu nội địa chất lượng cao: Thay vì nhập ngoại, chọn sản phẩm từ các thương hiệu Việt uy tín như Hòa Phát (thép), Đồng Tâm (gạch), Viglacera (thiết bị) - vừa bền, vừa tiết kiệm vận chuyển.
2. Chọn gói thầu trọn gói (Design & Build): Nhà thầu thiết kế - thi công đồng thời giúp kiểm soát chi phí và tránh trùng lặp dự toán.
3. Lập dự toán theo từng giai đoạn thi công: Chia nhỏ thành 3 phần: phần thô - hoàn thiện - nội thất. Điều này giúp kiểm soát ngân sách linh hoạt hơn.
4. Cập nhật bảng giá vật liệu định kỳ mỗi quý: Đặc biệt với các vật tư biến động mạnh như thép, xi măng, cát - chiếm tới 60% tổng chi phí.
5. Tận dụng vật liệu tái sử dụng và công nghệ mới: Gạch không nung, bê tông nhẹ, ván khuôn nhựa, sơn sinh học… vừa giảm chi phí, vừa thân thiện môi trường.

Giảm 5–15% chi phí xây dựng bằng cách dùng vật liệu nội địa, chọn gói thầu trọn gói, lập dự toán theo giai đoạn, cập nhật giá vật tư định kỳ và ưu tiên vật liệu tái sử dụng.

>>> Xem thêm: Chọn thầu công ty: Dự toán bóc tách trong hợp đồng thi công nhà ở (phần 1) 

11. Checklist các bước lập dự toán nhanh

Bước	Mô tả công việc	Công cụ hỗ trợ
1. Thu thập hồ sơ thiết kế	Bản vẽ, khối lượng, mặt bằng, chi tiết kết cấu	AutoCAD, PDF Blueprint
2. Tra định mức xây dựng	Áp dụng theo Thông tư 10/2019/TT-BXD	Website Bộ Xây dựng
3. Nhập đơn giá vật liệu, nhân công	Cập nhật theo địa phương	Sở Xây dựng / Báo giá nhà cung cấp
4. Tính chi phí trực tiếp và chi phí chung	Dựa trên công thức chuẩn Bộ Xây dựng	G8, Delta
5. Tính lợi nhuận định mức & thuế GTGT	5–10% lợi nhuận + 10% thuế	Excel hoặc phần mềm

FAQ - Giải đáp câu hỏi thường gặp

1. Dự toán công trình và tổng mức đầu tư khác nhau thế nào?

→ Dự toán công trình là chi phí chi tiết cho từng hạng mục xây lắp; còn tổng mức đầu tư bao gồm cả chi phí bồi thường, giải phóng mặt bằng, quản lý dự án và lãi vay.

2. Bao lâu cần cập nhật lại dự toán?

→ Tối thiểu mỗi quý hoặc khi giá vật liệu biến động từ 5-10% trở lên.

3. Có thể tự lập dự toán mà không cần phần mềm không?

→ Có thể, nếu bạn nắm chắc định mức và đơn giá. Tuy nhiên, dùng phần mềm giúp tính nhanh, giảm sai sót và dễ cập nhật dữ liệu.

Lập dự toán công trình không chỉ là bước kỹ thuật bắt buộc, mà còn là bước bảo vệ tài chính cho chủ đầu tư. Một bản dự toán rõ ràng giúp bạn kiểm soát chi phí, tránh thất thoát và hạn chế rủi ro trong suốt quá trình thi công.

Dù bạn là chủ nhà xây nhà riêng hay nhà thầu mới, hãy nhớ:

• Căn cứ vào Thông tư 06/2016, 10/2019, 15/2019/TT-BXD để lập chuẩn.
• Cập nhật thường xuyên đơn giá vật liệu địa phương.
• Luôn dự trù thêm chi phí phát sinh 5-10% để không bị động.

Một bản dự toán chi tiết, minh bạch không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí, mà còn là nền tảng để công trình được triển khai đúng tiến độ, đúng chất lượng và đúng ngân sách.

Xem thêm nhiều bài viết chuyên sâu khác tại chuyên mục Kho kiến thức.

Tổng hợp

*Để lại thông tin trong box dưới đây, Happynest sẽ giúp bạn kết nối đơn vị thiết kế - thi công phù hợp và nhanh chóng nhất.